エンジニアはヒアリングシートを活用しよう

ヒアリングシートとは

要件定義を行う際に必須なのがヒアリングシートです。ヒアリングシートとは、発注側に要望を聞く過程で作成するシートで、重要な情報がまとめられています。要件定義の際にヒアリングが不十分だったり、情報に漏れがあったりすると、認識齟齬が生じてトラブルに発展するリスクが高まりますよ。プロジェクトを滞りなく進めるためにも、ヒアリングシートは必ず作成してくださいね。以下に、具体的なメリットを紹介します。

情報共有がしやすくなる

ヒアリングシートがあれば必要な情報を聞き忘れることがなくなります。質問すべき項目や確認点がすぐに分かるので、打ち合わせもスムーズに進むでしょう。逆に、ヒアリングシートがなければ発注側が解決したい課題やシステムに必要な機能などが分からず、プロジェクトは大幅に遅れてしまいますよ。聞き漏れたことを何度もメールや電話で確認することによって、信頼度も下がるでしょう。ヒアリングシートがあれば、不要なやり取りを避けることができます。
また、担当者のスキルによって生じる情報量や精度の差が少なくなります。ヒアリングスキルは担当者ごとに異なりますが、ヒアリングシートを用いることでその差を最小限に抑えられます。

テンプレート化できる

ヒアリングした内容をプロジェクトメンバーで共有する際にもヒアリングシートは効果を発揮します。口頭のみのヒアリングでは情報の正確性に欠け、メンバー間で認識齟齬が生じます。正確な情報を共有できなければ、当然ながらプロジェクトは滞ります。社内でトラブルに発展する可能性もあるでしょう。ヒアリングシートをデータ化して管理することで、効率的にプロジェクトを進められますよ。
また、ヒアリングシートはテンプレート化して社内で応用できます。システム開発において必ず確認すべき点は共通しているので、テンプレート化すれば効率化を実現できますよ。作成したテンプレートは随時改善化すれば、クオリティはさらに上がっていくでしょう。情報をリスト化しておけば、担当者が不在でも対応できますね。

課題や要望が明確になる

ヒアリングシートを活用することで発注側の課題や要望を深く理解できます。ここがスムーズになると、認識齟齬が生じにくくなり、後々のトラブルを防げますよ。また、会話のみでヒアリングをするよりも効果が高まるので、課題を素早く解決できます。現在抱える課題を発注側が自覚していない可能性もあり、ヒアリングシートを活用しながら探ることで、新たな提案が可能になるかもしれません。ヒアリングシートは、システム開発における情報収集において必要不可欠なものですよ。