エンジニアが効果的なヒアリングシートを作る方法

ヒアリングシートのベース

必ず質問する部分についてはテンプレートを用意しておきましょう。テンプレートを基準にしてクライアントごとにカスタマイズすることで時間を短縮できますよ。最初に記載するのはクライアントの会社名や担当者名、サービス内容、商品の特徴といった基本情報です。クライアントのコーポレートサイトなどを確認しておきましょう。また、事前に改善策を考えておいてください。改善策を用意しておくことで、ヒアリングの段階で提案できるかもしれません。ヒアリングが終わってから新たな改善策を考えるきっかけにもなりますよ。
ヒアリングシートを作成する際は、具体的な回答を得られるような質問を用意しましょう。どういった回答が必要なのかを考慮した上で、その内容を促すような質問を考えます。回答から逆算して質問を作るといいですよ。なお、ヒアリングシートは一度作成して終わりではなく、使うたびにブラッシュアップしていかなければなりません。質問の順番が違うだけでも、回答の内容は変わってきます。よりいい回答を得られるようなヒアリングシートを作成しましょうね。

テンプレートに入れる項目

ヒアリングシートのテンプレートに入れるべき項目は、「現状と課題」「サービスや商品の印象または課題点」「希望の納期」「予算と希望価格」「意思決定に関わる部門やメンバー」「他社の検討状況」です。実際にヒアリングを行う相手が決裁者ではないこともあるので、その際は社内の意思決定フローを確認しておく必要がありますよ。

注意点もチェック

ヒアリングシートを作成する際の注意点としてまず挙げられるのが、事前の情報収集を怠らないことです。自分で調べれば分かることは漏れなく確認しておきましょう。ヒアリングは自分だけでなく相手の時間をもらって行う作業です。無駄な時間を省き、より深い内容をヒアリングできるようにしておきましょうね。また、課題やニーズについては必ず仮説を立てておいてください。そうすることで、ヒアリングの際に質問内容を変更すべきかを考える余裕が生まれますよ。新たな情報を得るためにも必須の作業です。
エンジニアがヒアリングをする際に特に注意してほしいのが、専門用語の多用です。専門用語を使ってばかりだと、相手は理解ができずヒアリングがスムーズに進みません。相手が自分と同じ知識を持っているとは限らないので、分かりやすい言葉に置き換えながらヒアリングをしましょうね。不安な人は、事前にどう置き換えればいいのかを文章化しておくことをおすすめします。